Melhores práticas para escolha e instalação de um ERP

Você tem grandes clientes e sua base de dados é o Excel? Saiba que essa é a hora de implantar um ERP, para que as informações fluam de modo eficaz e uniforme entre os departamentos da empresa e até mesmo de sua empresa com o fornecedor. Abaixo listamos algumas boas práticas que devem ser exercidas na escolha e implantação de um ERP.

O processo vai agregar valor ao produto, à imagem da empresa?

· Analisar se ele vai reduzir o lead time da produção e eliminar tarefas repetitivas e manuais.

Estude sua estrutura

·Sua estrutura de hardware suporta o sistema? Caso não, é viável adaptar essa estrutura ao novo sistema? Ou é melhor rearranjar os processos para que a instalação do ERP não seja necessária?

Conheça o fornecedor do software

· Converse muito com o fornecedor do ERP, compare com o produto do concorrente. Peça demonstração do produto, simulando seu processo. Questione sempre.

· Visite outros clientes que já adquiriram desse fornecedor e operam com algo similar ao que você vai comprar. Veja casos bem sucedidos.

· Conheça o fornecedor: veja em sites de reclamação históricos de queixas

Hora da escolha: Teste, explore, analise

· Envolva os chefes de todos os departamentos envolvidos na hora da negociação, pois o sistema tem que atender a todas as demandas

· Veja quais processos são cobertos pelo software

· Teste: erros podem ser percebidos e passados ao fornecedor do sistema para correções

· Especifique quais aplicações adicionais serão necessárias ao ERP negociado

Integração e treinamento: a hora da verdade

· Treine os funcionários para no futuro não haver perda de produtividade por conta da adaptação

· Tempo para implementação é longo: dura de 3 a 6 meses e adaptação final leva por volta de 1 a 3 anos

· Tenha em mente que a implementação causa impacto na cultura da empresa

·O objetivo do ERP deve ser atendido: encurtar o ciclo de vida dos processos da empresa

· Medir para se ter o indicador de melhora. Exemplo: em quantos dias foi encurtado o processo de requisição de compra? Estabelecer qual é o tempo ganho, economizado

· Verifique os processos que serão inseridos no ERP. Eles são necessários? Ajudam na eficiência e produtividade? (Lembre que processos ruins são potencializados se automatizados).

Enfim, definir e implantar um ERP não são tarefas fáceis e rápidas, requer responsabilidade e análise primária dos processos. Caso não encontre de primeira o software ideal, não canse de procurar: é a sua empresa que está em jogo. Escolher o fornecedor e, consequentemente o sistema errado pode dar muita dor de cabeça – além de dinheiro perdido.

Fonte: Como escolher o ERP certo para a sua empresa? Vai instalar um ERP? Cuidado! ERP

ERP open source

Você possui uma pequena ou média empresa e deseja implantar um ERP a um custo moderado? Saiba então que nesse caso optar por um ERP open source pode ser um bom investimento. Esse tipo de sistema informatizado de gestão já é uma tendência global e promete crescimento para os próximos anos.

O que é um ERP open source?

Quando dizemos que um programa é open source significa que seu código de programação é aberto, ou seja, ele poder ser alterado por qualquer pessoa que entenda de programação, ao contrário dos programas licenciados, que tem seus códigos protegidos.  Se tratando de ERP, é a mesma coisa: o sistema pode ser melhorado, adaptado as necessidades da empresa ou ter aplicações desnecessárias excluídas. Poder ser customizado sem ter a necessidade do suporte de uma consultoria não significa que a aquisição desse ERP seja gratuita. O desenvolvedor cobrará pelo serviço de elaboração do sistema, apenas deixando o código de programação aberto para futuras alterações por conta de quem adquiri-lo.

Impacto em custos

Interface do Compiere, o ERP open source mais utilizado no mundo

Investir em um ERP open source é reduzir gastos, pois não há a dependência de consultorias para adaptação do ERP. Se o empresário decidir adquirir o sistema de empresa X e contratar empresa Y para customização, é perfeitamente viável. Vendedores de ERP licenciados sempre “casam” a compra com o serviço de customização, pois o sistema tem o código fechado e há a necessidade do técnico credenciado para fazer alterações na programação.  Além disso, não é preciso pagar licenças; instale o sistema em quantos computadores quiser, sem pagar a mais. Estudos indicam que a economia pode ser em até 60% nesse caso. A tendência agora é que quanto mais esse tipo de sistema se disseminar, mais barato ficará para se ter um.

As vantagens são boas, mas...

Apesar de poder ser customizado depois de adquirido, ainda serão necessários a implantação e treinamentos, o que demanda gastos. Por não ter licença, a garantia ficará por conta de quem o comprou. O sistema não será atualizado de forma automática, o que é um problema, pois a legislação brasileira exige das empresas que os softwares (sobretudo aqueles relacionados à folha de pagamento e sistema jurídico) estejam atualizados para operar no mercado. Nesses casos, fica por conta e risco do empresário contratar terceiros para a manutenção do sistema.

A modalidade open source do ERP não é nova, porém sua pouca utilização dificulta a disseminação de seu uso. Muitas organizações preferem aderir aos tradicionais ERPs licenciados pela “segurança” que trazem, o que é um tabu, pois, se bem gerenciado, os open source são tão eficientes quanto os licenciados. 

Fontes: Porque é tão difícil criar um Sistema ERP OpenSource? Sistema Processa Open Source E.R.P ERP – Sistemas de gestão open source em empresas brasileiras O ERP agora é open source ERPs Open Source (parte 1) - Principais soluções

Softwares de Gestão e Serviços

Automatizando processos

Atualmente, a procura por softwares e serviços para a melhoria dos processos nas organizações tem tido um crescimento acelerado. No entanto, muitos gestores ainda acreditam que com a aplicação dos mesmos apenas, será suficiente para o bom desempenho da empresa. Abaixo será discutido a importância de um bom planejamento para viabilizar a utilização dos mesmos.

Por que automatizar?

A automatização em uma organização vem com o intuito de otimizar os processos da mesma, gerando agilidade nas informações a serem transmitidas, maior interação entre os departamentos e a redução de custos com tarefas desnecessárias.

A partir desta otimização fica mais claro compreender a interação dos processos de uma empresa, localizar suas falhas, avaliar os processos que agregam valores aos clientes, melhorar o fluxo de trabalho e identificar processos que necessitam de melhorias ou sua redefinição na organização.
O resultado de uma boa automatização de processos é a qualidade e satisfação dos clientes e colaboradores.

Como automatizar?

No mercado, existe a oferta de vários softwares e serviços que realizam esta otimização. No entanto, não basta apenas aplica-los na organização, deve-se haver um planejamento e um período para a adaptação da nova ferramenta escolhida.
Muitas organizações, por falta de planejamento e análise de seus processos, adquirem programas que não atendem suas necessidades ou mesmo possui funções que não serão utilizadas.
A partir disto, a organização precisa mapear os fluxos de processos, buscando evidenciar cada etapa de seu negócio, bem como a função de colaborador e departamento. Este mapeamento visa definir como funciona cada processo, ou seja, quem faz o que, quando e como.

Assim, a tendência de automatizar processos não tem que ser vista como maneira de redução de quadro de funcionários, nem como resolução de todos os problemas. Sua adaptação pode ser demorada e exigirá treinamento e comprometimento dos envolvidos.

Enfim, estes Softwares e Serviços estão a disposição, mas devem ser usados adequadamente, pois a automatização pode se tornar um problema.

Fonte: Seria correto chamar os softwares de geração ERP/CRM/BI de softwares de Sistemas de Gestão?

Cloud computing e ERP

O que é Cloud Computing?

Cloud computing, ou a computação em nuvens, é o conceito da utilização de programas, processamento e armazenamento de dados em qualquer lugar, independentemente da plataforma que é utilizada. Os aplicativos são armazenados na internet e acessados de forma remota por qualquer dispositivo.

Exemplificação

Para escrever um texto, por exemplo, usualmente é necessário ter um editor de texto instalado no seu computador, além de memória suficiente para armazená-lo. A idéia da computação em nuvens é da que você possa escrever, salvar e alterar um documento sem a necessidade de ter esse programa instalado ou memória em disco, já que o servidor fará essa tarefa. Você pode acessar o arquivo em casa, na escola ou no trabalho, sendo necessário somente uma conexão com a internet e um dispositivo compatível com os recursos da web.

Serviços que já utilizam a Computação em Nuvens

E-mails baseados na web (tais como Hotmail, Gmail e Yahoo) armazenam as mensagens recebidas e enviadas e podem ser acessadas a qualquer hora e em qualquer lugar, bastando inserir nome de usuário e senha para utilizar o serviço.

Aplicativos como edição de texto, apresentações em slides e criação de planilhas, além da armazenagem de arquivos, já podem ser utilizados de forma gratuita através de serviços como o Google Docs, do Google e SkyDrive, da Microsoft.

Vantagens

A maior vantagem desse tipo de tecnologia é a utilização de softwares sem a necessidade de tê-los instalados no computador. Outro ponto que favorece sua utilização é fato de que manutenções, atualizações e backup ficam por conta do provedor do serviço. Segundo Daniela Moreira, em sua publicação IDG Now “outra vantagem (...) é que ele não exige mais equipamentos potentes na ponta para acessar as aplicações. Como a parte mais pesada do processamento fica na nuvem, o usuário final só precisa de um browser [navegador] e uma boa conexão à internet.”

Dúvidas

Por se tratar de um serviço prestado por terceiros, a hesitação do uso da computação em nuvens reside na segurança da informação, já que o usuário tem autonomia reduzida para gerenciar o armazenamento de dados. Além disso, há a dependência da internet: o que fazer quando a conexão cair? Algumas empresas já buscam meios de sincronizar utilizar os modos on line e off line para as aplicações, mas novas tecnologias serão necessárias para dar bons resultados nesse processo .

Cloud e ERP

Aplicando a tecnologia da computação em nuvens aos sistemas ERP, pode-se observar notáveis vantagens para as empresas. Uma delas é a redução dos custos operacionais, pois o sistema ficará em um servidor da internet – nas nuvens – e a responsabilidade pela manutenção será do provedor do serviço. O investimento principal será na aquisição do software básico e serviços de backup e monitoramento. Victor Arnaud afirma que esse processo “proporcionará uma economia de até 40% para as empresas que contratarem os novos serviços [de computação em nuvens]" Ainda listamos outras vantagens, que são relacionadas a custos:

-Redução de custos de infra-estrutura

-Redução de custos de licença do sistema

-Redução dos custos de implantação

Redução de custos significa mais dinheiro para ser investido, o que coloca empresas que optarem por esse tipo de estrutura de ERP competitivas no mercado.

Considerações

O conceito de Cloud computing é novo e, portanto, seu uso ainda é restrito. Empresas como Dell, Intel, Oracle e Microsoft já estão trabalhando nas mais variadas soluções para Cloud Computing. Esta última, por exemplo, já até anunciou o Azure, uma plataforma própria para a execução de aplicações nas nuvens. (Blog Infowester, em 08/12/2010)

Fontes: Cloud computing: entenda este novo modelo de computação, O que é Cloud Computing? Computação em nuvem Cloud Computing seu ERP nas nuvens Empresas se unem por ERP na nuvem atentas às PMEs